Kirjoittajat: Johanna Saari ja Salla Aaltonen

Yllättävissä muutostilanteissa, kriisitilanteista puhumattakaan, ihmiset reagoivat hyvin eri tavalla. Korona-viruksen aikaansaama poikkeustila on aiheuttanut yksilöille muutoksia nopealla aikataululla ja hyvin monessa asiassa: etätyön haasteet, huoli terveydestä, perheestä tai taloudesta, epävarmuus lähitulevaisuudesta, monien arkisten rutiinien katoaminen, sosiaalisten kontaktien häviäminen, liikuntamahdollisuuksien kaventuminen. Jokainen ihminen reagoi tilanteeseen jollakin tavalla, mutta hyvin yksilöllisesti. 

Kuinka pystyt johtamaan joko omaa tai tiimisi työtä tilanteessa, jossa kaikilla painaa päälle muitakin huolia kuin miten selviytyä parhaiten omasta jokapäiväisestä työtontistaan? Jotenkin tiimi pitää luotsata tämänkin vaikean aikakauden yli tulevaisuuteen luottaen, uskoa valaen ja talouden rattaat pitäen käynnissä tavalla tai toisella. 

Uskomme, että molemminpuolinen luottamus on yksi avaintekijöistä selviytyä työyhteisönä parhaalla mahdollisella tavalla niin henkilöstön hyvinvoinnin ja jaksamisen kuin suorituskyvyn ja tehokkuuden näkökulmista. Luottamus rakentuu sille, että tunnemme toisemme, ymmärrämme omat ja toisen perustarpeet eli yksilölliset motivaatiotekijät. Ne muodostuvat perusarvojemme pohjalta ja kuvaavat siis arvomaailmaamme. Liian usein tulkitsemme ihmisten käytöstä ja sen perusteella päättelemme asioita ja luulemme tuntevamme toisemme. Jos emme tiedä millaiset perusarvot ihmistä ohjaavat, ei meillä ole vastauksia siihen, miksi ihminen toimii niin kuin toimii. Tällöin oikeanlaisen tuen antaminen on arpapeliä. Se miten ihminen käyttäytyy, millaiset tiedot ja taidot hänellä on eivät välttämättä kerro lainkaan siitä, miksi hän toimii tietyllä tavalla. 

Kuinka sinä johdat työyhteisön selviytyjänä poikkeusajan läpi?

Koostimme tähän muutamia mielestämme oleellisia asioita, miten nykyinen poikkeustila saattaa vaikuttaa ihmisiin yksilöllisten motivaatiotekijöiden näkökulmasta. Käytämme tässä Steven Reissin tieteelliseen tutkimukseen perustuvaa motivaatioteoriaa apuna. Poimi ohesta myös vinkit siihen, miten johdat motivaatiolla tiimiäsi tai itseäsi: 

1. Mielenrauha

Vahva tarve: Tämä henkilö todennäköisesti tarvitsee tässä tilanteessa johdolta, työtovereilta ja kaikilta lähipiirissä olevilta paljon tukea, uskon luomista tulevaan, rauhoittelua ja turvallisuuden tunteen vaalimista kaikessa, mitä tekee.
Teoiksi vinkki: Tällainen henkilö saattaa tarvita tukea päivittäin. Hän ehkä kaipaa ennustettavuutta ja sitä kautta turvallisuuden tunteen lisäämistä ainakin lähiviikon toimintaan. Hänelle voisi tarjota myös mahdollisuuksien mukaan henkilökohtaista tukea tai jonkin pidemmän tähtäimen  kehittämissuunnitelman tekemisen ja antamaan ”muuta” ajateltavaa.
Matala tarve: Hän tuskin kavahtaa koronaa tai muutoksia eikä tulevaisuuden epävarmuus pahemmin stressaa. Ennemminkin häntä saattaa hiertää peruuntunut seikkailureissu jonnekin kauas. 
Teoiksi vinkki: Hänen vahvuutensa ja rauhallisuutensa erikoistilanteessa olisi juuri nyt syytä valjastaa. Hän pystynee hoitamaan muita stressaavat muuttuvat tilanteet ja mielenrauha pitää ajatukset selkeinä, vaikka ympärillä toiminta on kaaosmaista.

2. Sosiaaliset kontaktit

Vahva tarve: Monelle sosiaalisten kontaktien puute aiheuttaa suurta ahdistusta. Miten selviän kuukauden tai pidempään ilman sosiaalisia kontakteja niin työ- kuin vapaa-ajalla? Muutamat Teams-palavereiksi siirtyneet sisäiset tapaamiset ovat toki avuksi, mutta eivät riitä työntekijälle, joka saa energiaa kaikkeen tekemiseen ympärillä olevista ihmisistä. 
Teoiksi vinkki: Pyri järjestämään näille ihmisille etätyökaluin niin paljon yhteistä aikaa kuin mahdollista: etäpalavereja, virtuaalisia aamukahveja, tiimien sparrauksia yms. Heille on tärkeää saada keskustella ”kasvotusten” myös muista kuin työasioista ja purkaa esim. juuri poikkeustilannetta myös kollegojen kanssa. Monelle iso osa sosiaalisista kontakteista saattaa painottua juuri työyhteisöön.
Matala tarve: Sille, joka on taas tottunut tekemään töitä omassa rauhassaan, ovat katastrofin ainekset koossa, kun joutuu etätöihin kotiin ja siellä työskenteleekin yhtäkkiä koko perhe.
Teoiksi vinkki: Tämä henkilö ei kaipaa ympärilleen häiriötekijöitä. Yksinoleminen ei ole haaste. Voisiko nämä ihmiset tehdäkin töitä erityisjärjestelyin muutoin tyhjällä työpaikalla? Jos kuitenkin olet kotona, on omasta rauhallisesta työajasta sovittava säännöt ja aikataulut muiden kanssa.

3. Järjestys

Vahva tarve: Häntä saattaa painaa se, miten luoda rakennetta ja järjestystä, kun tilanteet muuttuvat koko ajan eikä ennustettavuutta lähiviikoille ole välttämättä olemassa. Hänelle esimerkiksi epäjärjestelmällinen kollega voi aiheuttaa harmaita hiuksia, jolloin yhteiset pelisäännöt ovat arvossaan.
Teoiksi vinkki: Tälle henkilölle voisi nyt olla järkevää vastuuttaa organisointia ja järjestelmällisyyttä vaativia tehtäviä, sillä hänelle niiden tekeminen on luontaista. 
Matala tarve: Hän todennäköisesti joustaa niin siisteydessä kuin tiedostojenkin hallinnan järjestyksessä. Ulkoisesti saattaa vallita kaaos tai sitten hän käyttäytyy siten kuin työympäristössä vaaditaan, mutta se vie häneltä huomattavan paljon energiaa, koska järjestyksen tarve on matala. Hänen keskittymistään oleelliseen on mahdollisesti täytynyt hiukan ”vahtia”, sillä joustavuudessaan hän saattaa uppoutua epäolennaiseen. 
Teoiksi vinkki: Erityisesti etätyössä on tärkeää, että hänelle luodaan selkeä (mutta silti väljä) aikataulu ja priorisoidaan tehtävät, jotka tulee tehdä myös kotoa käsin. Ehkä häntä auttaa pysymään yhteisessä suunnitelmassa se, että hän on raportointivastuussa jollekulle toiselle säännöllisesti.

4. Perhe

Vahva tarve: Keskittymiskyky saattaa mennä täysin siihen, että perhe on mielessä koko ajan ja muista huolehtiminen on etusijalla. Erityisesti jos perheessä on nyt etäkoululaisia ja kaikki ovat saman katon alla, he ovat myös mielessä myös koko ajan ja halu hoitaa ja kasvattaa kotiopettajan roolissa ajaa muiden tarpeiden edelle.
Teoiksi vinkki: Suunnittele ja aikatauluta selkeästi kotikoulut ja omat työt eri aikoihin päivästä. Näin pystyt olemaan mahdollisimman paljon läsnä ja hoitamaan tärkeät tehtävät sekä vanhempana, mahdollisena kotiopettajana, työntekijänä että esimiehenä. Tiimin vetäjänä kannattaa käydä keskustelu oman tiimin kanssa, mikä on paras aika yhteisten työasioiden hoitamiseen. Joustoa ja ymmärrystä on löydyttävä, sillä monissa perheissä on tällä hetkellä eri-ikäisiä ja siksi erilaista tukea vaativia lapsia huolehdittavana. 
Matala tarve: Jos tällä henkilöllä on perhe, hän saattaa hermoilla siksi, että nyt koko perhe on läsnä 24/7 ja henkilökohtainen vapaus on nyt kuihtunut olemattomiin, seinät kaatuvat päälle eikä mistään tule mitään.
Teoiksi vinkki: Selkiytä ja tee koko perheen kanssa yhteinen aikataulu ja merkitse selvästi siihen oma aika. Haasteelliseksi tulee, jos kotona ei ole erillistä tilaa, johon voisi vetäytyä. Ulkoilusta kannattaa nyt ottaa kaikki ilo irti, vielä toistaiseksi, kun oman rauhan hakeminen luonnosta on sallittua. Monet etäpalaveritkin voisi hoitaa niin, että ainakin osa porukasta saisi osallistua niihin vaikka kävelyltä käsin, jos vain mahdollista.

Koska olosuhteet ovat haastavat kaikille, on oikeanlainen etäjohtaminen nyt onnistumisen avain. Mikä on oma tilanteesi? Onko poikkeustila ja etätyön johtaminen aiheuttanut tarvetta toimia eri tavalla kuin normaalisti? Tärkeää on löytää oma toimiva tekemisen tapa koko tiimille, jotta sen saa johdettua tuloksiin myös tämän poikkeustilan keskellä. Nyt tarvitaan oikeita tekoja!