TEOIKSI OY – REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 1.2.2022
Rekisterinpitäjä
Teoiksi Oy
Loutunkatu 17 B
33560 Tampere
Y-tunnus: 3105226-8
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Nimi: Salla Aaltonen
Puh: 040 1247001
Sähköposti: salla@teoiksi.fi
Henkilörekisterin nimi
Teoiksi Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisteriin liittyvät sivustot
- teoiksi.fi
- teoiksi.mykajabi.com
- aikaansaajat.teoiksi.fi
Rekisteröinnin kohdennus
Teoiksi Oy kerää henkilötietoa mm. sivustoilla käyvistä henkilöistä, maksullisia tuotteita tai palveluita ostaneista asiakkaista, uutiskirjeen tai muun sähköisen listan tilaajista, maksuttomien sähköisten materiaalien lataajista, erilaisiin tilaisuuksiin (webinaarit, koulutukset, valmennukset, tapahtumat yms) osallistujista, erilaisiin kilpailuihin tai arvontoihin osallistuvista henkilöistä. Em. kutsutaan jatkossa Teoiksi tuotteiden ja palveluiden ”Käyttäjiksi”.
Käyttäjät liitetään pääsääntöisesti Teoiksi Oy:n Teoiksi-kirjelistalle (uutiskirje). Rekisterin tietoja käytetään ao. tarkoituksiin. Käyttäjä hyväksyy em. tavoilla toimiessaan sen, että Teoiksi Oy voi lähettää rekisterissä oleville henkilöille sähköpostin välityksellä mm. suoramarkkinointi-, suoramainonta-, mielipide-, markkinointitutkimusmateriaalia ja/tai muihin näihin rinnastettavaa sähköistä markkinointiviestintää tai olla yhteydessä suoraan jollakin muulla tavoin kuten puhelimitse.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- asiakassuhteen ylläpito ja hallinta, hoitaminen ja kehittäminen
- potentiaalisten asiakkaiden yhteydenpito ja viestintä
- palveluiden tuottaminen
- laskutus, maksujen valvonta ja perintä
- palveluiden, liiketoiminnan ja sivustojen analysointi ja kehittäminen
- mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen, asiakastyytyväisyys- ja muut tutkimukset ja kyselyt
- tuotteiden ja palveluiden markkinointi ja myynti (myös suoramarkkinointi ja -myynti)
- tuotteiden ja palveluiden käyttäjien tilastointi ja analysointi
- jälleenmarkkinointi käyttäen mm. Facebookin, Instagramin, LinkedInin, Googlen, Kajabin, MailChimpin ja muita sähköpostimarkkinointiin tarkoitettuja työkaluja
Rekisteröitävät tiedot
Henkilörekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja:
Perustiedot, kuten
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Yritysasiakkaan tai potentiaalisen yritysasiakkaan henkilö- ja/tai yritystiedot (y-tunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, postitoimipaikka ja -numero, ammattinimike/vastuualue, toimiala)
- Asiakassuhteen ylläpitoa koskevat tiedot: laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, myyjä- ja kumppanitiedot, asiakaspalautteet, yhteydenotot, arvonta. ja kilpailuvastaukset, peruutustiedot
- Rekisteröitymistiedot: käyttäjätunnus ja salasana
- Käyttäjän sähköpostiviestit
- Käyttäjän luvat ja suostumukset (mm. suoramarkkinointiluvat ja -kiellot)
- IP-osoitetieto, sosiaalisen median kautta saatavat tunniste- ja luokittelutiedot
- Sivustojen analytiikan ja evästeiden keräämät tiedot kuten linkkien klikkaamiset, sivut ja postaukset joilla vierailet, toimintojen ajankohta
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
- Palvelujen käyttämiseen liittyvät tunnistetiedot (esim. asiakasnumero)
- Asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta
- Palvelut, joiden piiriin asiakas kuuluu / on kuulunut (historia)
- Oheispalvelujen käyttö (esim. uutiskirjeen tilaaminen, nettisivuilla vierailut, materiaalien lataamiset)
- Tehdyt reklamaatiot ja palautteet
- Laskutukseen, maksuliikenteeseen ja perintään liittyvät tiedot
- Mahdolliset muut asiakkaan itsensä antamat lisätiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
- Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä
- Referenssiluvat ja -lausunnot palvelun käytöstä ja niiden käyttöluvat (markkinointimateriaalit, verkkosivut, sosiaalisen median kanavat)
- Palveluiden tuottamisen kannalta liittyvä oleellinen materiaali ja sisältö
Sähköpostilistalle liittynyt käyttäjä voi milloin tahansa poistaa tietonsa rekisteristä kussakin kirjeessä mainitun linkin kautta (unsubscribe / poistu listalta). Sen sijaan tiettyjä välttämättömiä asiakkuuden hoitoon liittyviä asiakastietoja (yhteystiedot, laskutus- ja maksutiedot, historiatiedot yms) ei voida rekisteristä poistaa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja hankitaan säännönmukaisesti seuraavin tavoin:
- Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään uutiskirjeen tai muun postituslistan tilaamisen, sähköisen materiaalin lataamisen, tilaisuuteen (webinaarit, koulutukset yms) osallistumisen, lomakkeiden, arvontojen ja kyselyiden kautta, maksullisen tuotteen tai palvelun tilaamisen ja käytön yhteydessä sähköpostilla, puhelimitse, videoneuvotteluin, kasvokkain, internetin tai sosiaalisen median kanavien kautta tai muulla vastaavalla tavalla
- Omasta verkostosta, tapahtumista
- Verkosta julkisista lähteistä
- Sosiaalisesta mediasta asiakkaan osallistuessa arvontaan tms.
- Maksullisista ja maksuttomista asiakas- ja markkinointirekistereistä
- Evästeet ja muut vastaavat tekniikat
Henkilötietojen luovuttaminen
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti edelleen muille tahoille. Henkilörekisterin käyttöoikeus on mahdollista luovuttaa erikseen ilmoittamatta Teoiksi Oy:n yhteistyökumppanina toimivalle kolmannelle osapuolelle kuten tilitoimistolle tai perintätoimistolle, IT-ratkaisuista vastaavalle tai markkinoinnin yhteistyökumppanille. Tällöin kolmatta osapuolta sitoo tämä tietosuojaseloste ja salassapitovelvollisuus.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ilman Käyttäjän lupaa myös viranomaisille niin pyydettäessä.
Rekisterin suojaus
Tiedot kerätään Teoiksi Oy:n yhteisiin tietokantoihin ja järjestelmiin, jotka ovat salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja niin, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole niihin pääsyä. Tiedot säilytetään pilvipalveluissa, sähköpostipalvelimilla sekä puhelinoperaattoreiden palvelimilla yhteystietoina. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja niitä käyttävät vain Teoiksi Oy:n erikseen nimeämät työntekijät ja/tai yhteistyökumppanit.
Tietojen tarkastusoikeus, korjaaminen ja poistaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön. Yhteystiedot näkyvät yllä. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna, tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Korjauspyynnön toteuttamiseksi rekisteröidyn tulee olla yhteydessä yhteyshenkilöön.
Yhden (1) tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkinointi- ja mielipidetutkimusta varten. Kiellon voi ilmoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Henkilötietoja on mahdollista poistaa asiakkaan vaatimuksesta, asiakassuhteen loppumisen vuoksi tai jos henkilötiedon ylläpitämiseen ei ole enää laillista tai muuta perustetta.
Tietojen säilytys
Asiakasrekisteriä tarkastellaan 1-2 kertaa vuodessa. Käyttäjän tiedot tuhotaan, kun niiden säilyttäminen ei ole enää asianmukaista ja tarpeellista em. käyttötarkoituksia varten. Rekisteröity voi itse mm. perua uutiskirjetilauksen, poistua miltä tahansa markkinointiviestinnän listalta, perua asiakkuutensa sopimuksen mukaisesti tai pyytää tietojensa poistoa rekisterin ylläpitäjältä.
Evästeet
Jokainen sivustomme käyttää evästeitä, joka tallentaa päätelaitteille anonyymia tietoa kävijän vierailusta verkkosivuillamme. Käyttämällä Teoiksin sivustoja annat suostumuksen evästeiden käyttöön. Evästeiden perusteella voimme mm. kerätä anonyymia tietoa vierailijan liikkumisesta verkkosivuillamme, mistä hän saapui sivuille, tallentaa asetuksia kirjautumisen yhteydessä sekä tehdä sinulle kohdennettua mainontaa. Evästeiden avulla myös parannamme sivustojemme toimivuutta ja kiinnostavuutta.
Käytämme tiedon anonyymiin keräämiseen Google Analytics- ja Google Analytics for WordPress by MonsterInsights -palvelua sekä Kajabin seurantatyökaluja, ja kohdennettuun mainontaan mm. Facebookia, Google Adsiä ja Google Search Console -palvelua. Lisäksi verkkosivustojen ja MailChimp-palvelun välillä on integraatio. Evästeet eivät tallenna henkilötietoja. Evästeet on mahdollista estää oman selaimesi asetuksista.
Muut rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää itseään koskevien tietojen käyttö laissa määriteltyihin tarkoituksiin. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa yllä mainitulle yhteyshenkilölle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Teoiksi kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta. Myös muutokset soveltuvassa lainsäädännössä tai sen tulkinnoissa voivat aiheuttaa muutoksia tietosuojaselosteessamme. Muutoksista ei tiedoteta henkilökohtaisesti eikä massapostituksella, vaan päivitetty seloste on nähtävissä aina tällä verkkosivulla. Käyttämällä Teoiksi tuotteita tai palveluita kohdassa ”Rekisteröinnin kohdennus” mukaisesti hyväksyt automaattisesti uuden selosteen.
Rekisteri- ja tietosuojaseloste on päivitetty 1.2.2022.